Servicio técnico de archivo
Respuestas claras sobre nuestros servicios de procesamiento de datos y organización documental.
Trabajamos con informes comerciales, facturas, contratos, actas, correspondencia empresarial y cualquier documento en papel que su empresa necesite convertir a formato digital. No procesamos documentos que requieran certificación notarial o legal, ya que nuestro servicio es puramente técnico y operativo.
Todo el personal firma acuerdos de confidencialidad. Los documentos se procesan en un entorno controlado, sin acceso a redes externas durante la digitalización. Una vez convertidos, los archivos se entregan cifrados y los originales físicos se devuelven o destruyen según su instrucción por escrito.
Depende del volumen y del estado de los originales. Para un lote estándar de hasta 500 páginas, el plazo suele ser de 3 a 5 días hábiles. Si los documentos requieren preparación previa (separar hojas, quitar grapas, etc.), el tiempo puede extenderse. Siempre damos un cronograma estimado antes de comenzar.
Sí, transcribimos textos manuscritos siempre que la caligrafía sea legible. En esos casos aplicamos una doble revisión para minimizar errores. Si el documento tiene anotaciones marginales o tachaduras, lo indicamos en la entrega para que usted pueda verificar los pasajes dudosos.
Proponemos un sistema de clasificación personalizado según sus necesidades: alfabético, numérico, cronológico o temático. Etiquetamos cada carpeta y caja con códigos únicos, y generamos un inventario maestro en formato digital para que pueda localizar cualquier documento en segundos. Usted decide el criterio principal.
Por supuesto. Una vez finalizado el proceso, le devolvemos todos los documentos físicos en el mismo orden en que los recibimos. Si prefiere que los destruyamos de forma segura, también podemos hacerlo, siempre con su autorización por escrito y emitiendo un certificado de destrucción.
Accedes a cualquier informe en segundos sin revolver pilas de papel. Nuestro sistema de indexación asigna metadatos a cada documento, así encuentras lo que necesitas por fecha, cliente o tipo de archivo.
Entregamos el texto comercial exacto, respetando tablas, firmas y sellos. Revisamos cada línea para que no tengas que corregir después. El formato original se mantiene intacto.
Clasificamos tus documentos por sistema alfabético o cronológico, con etiquetas resistentes y un inventario maestro. Sabes dónde está cada carpeta sin depender de la memoria.
Todo el proceso se realiza bajo pautas de confidencialidad. No compartimos datos con terceros ni almacenamos copias fuera de tu control. Tus informes comerciales quedan protegidos.
No necesitas contratar personal extra para poner al día los archivos. Nos encargamos de la digitalización y organización en un plazo acordado, sin interrumpir tu operación diaria.
Servicios técnicos de digitalización, transcripción y organización documental para empresas que necesitan orden y acceso rápido a su información.
Solicitar presupuestoEscaneo de documentos comerciales con control de calidad, indexación por metadatos y almacenamiento en archivo digital seguro. Preparación del material físico incluida.
Acceso inmediato a cualquier informe desde tu sistemaPaso a texto de contratos, facturas, actas y correspondencia empresarial respetando el formato original. Manejo de tablas, listas, firmas y sellos.
Documentos listos para editar o integrar en tu ERPClasificación alfabética, numérica, cronológica o temática con etiquetado duradero y creación de inventario maestro. Uso de carpetas y cajas normalizadas.
Localiza cualquier documento en segundosRevisión de imágenes escaneadas, verificación de legibilidad y corrección de errores en transcripciones. Flujo de revisión antes de la entrega final.
Información fiel al original sin pérdidasAsignación de palabras clave, fechas, números de referencia y categorías personalizadas para facilitar búsquedas posteriores en tu archivo digital.
Encuentra lo que necesitas sin revisar carpetas enterasProceso completo de traslado de documentación en papel a formato digital con registro de inventario y destrucción segura del original si se requiere.
Libera espacio físico sin perder información